（一）查阅档案者应讲明查阅理由，并办理有关查阅手续后，方可查阅。凡因工作需要借阅“三密”文件者，须经办公室领导批准，借阅重要文书档案和院会议记录者，须经主管院领导批准。查、借阅档案，只限应查范畴，否则档案员有权拒查。

（二）借阅文档者未经批准，不得将文档转借他人；不许带回私人住宅或宿舍；不得带到公共场所；不许向外泄露档案内容；不许在档案上涂改或损坏；更不得丢失。若发生意外，将根据情况予以严肃查处。

（三）外单位查阅学院档案，应持介绍信，经主管部门负责人批准后，在阅览室查阅。

（四）凡摘录、复印的档案，应经有关领导批准，档案管理人员进行认真核对，出具证明，盖章后，才能生效，并填写《档案利用登记表》。

（五）查阅者须对档案的安全、完整负责，违反查阅规定要追究责任。